Reinier van Arkel brengt financiële processen en zorgadministratie samen

Bij Reinier van Arkel was het financiële systeem toe aan vervanging. De ggz-organisatie wilde meer overzicht, minder handmatig werk en processen die beter op elkaar aansluiten. De keuze viel in 2022 op AFAS als nieuw ERP-systeem. Met implementatiepartner KWEEKERS en de U-Turn-koppeling via Ons® Podium werd ook Nedap Ons® verbonden met AFAS.

Een basis voor meer overzicht en minder handwerk

AFAS sloot volgens Joost goed aan bij de organisatie. ⁠ ⁠“AFAS wordt al jarenlang gebruikt door veel zorgorganisaties, onder meer in ziekenhuizen, de vvt en de ggz. Daarmee was het voor ons in veel opzichten de beste keuze.”

Een nieuw systeem alleen is niet genoeg. De inrichting én de verbinding met de systemen die medewerkers dagelijks gebruiken, bepalen hoe goed processen uiteindelijk werken. Daarom koos Reinier van Arkel voor KWEEKERS als implementatiepartner.

“Om AFAS optimaal te gebruiken, moet het goed worden ingericht. De overgang naar een nieuw systeem en het versnellen van processen vraagt om ervaren, gedreven en professionele consultants.”

In juli 2023 startte het project. Het doel: de financiële processen optimaliseren en Nedap Ons® via de U-Turn-

koppeling met AFAS verbinden. Dankzij het vaste ritme van overleg met projectleider Julia Bekkers en consultants Milan en Wessel in de Weij lag er in januari 2024 een werkende inrichting.

Live met een koppeling tussen Nedap Ons® en AFAS

Op 1 januari 2024 ging Reinier van Arkel live. De financiële inkoopprocessen waren ingericht en de koppelingen stonden. Diezelfde dag werd de eerste betaling vanuit een Rabobank-batch verwerkt: een directe bevestiging dat de nieuwe werkwijze functioneerde.

“KWEEKERS speelde een cruciale rol in de implementatie en in de koppeling met Nedap Ons®. Danny Goudriaan, productmanager U-Turn bij KWEEKERS, heeft daarin uitstekend werk geleverd”, vertelt Joost.

De koppeling maakt het mogelijk om gegevens vanuit Nedap Ons® direct en gestructureerd in AFAS te verwerken. Waar eerder tienduizenden regels nodig waren, volstaan nu enkele honderden. Dat geeft de organisatie meer overzicht en scheelt dagelijks tijd in administratieve handelingen.

Sneller inzicht in de financiële administratie

De nieuwe werkwijze vraagt natuurlijk om gewenning. Maar naarmate medewerkers ermee werken, worden de voordelen steeds zichtbaarder. De financiële processen verlopen efficiënter en de debiteurenadministratie is beter te overzien.

Voorheen kon het maanden duren om foutieve boekingen te vinden. Nu kan dat binnen een kwartier. Ook het verwerken van gegevens is eenvoudiger geworden: waar gegevens eerst gedownload, ingelezen, gevalideerd en verwerkt moesten worden, is één invoerregel nu voldoende om de verwerking in gang te zetten. Iedere ochtend is de informatie bovendien actueel.

Dat levert Reinier van Arkel naar schatting acht tot twaalf uur per week op. Tijd die niet langer opgaat aan administratieve handelingen, maar beschikbaar komt voor werk dat meer aandacht vraagt.

Samen verder optimaliseren

“We hebben veel geleerd van de overgang naar AFAS en waarderen de professionaliteit en hands-on-aanpak van KWEEKERS. Het vertrouwen in de nieuwe processen is groot en we kijken uit naar verdere optimalisaties.”

Ook in de toekomst blijft de organisatie kijken waar processen slimmer kunnen samenwerken. De combinatie van AFAS, Nedap Ons® en de U-Turn-koppeling laat zien hoe een goed verbonden applicatielandschap kan bijdragen aan overzicht, minder handmatig werk en ruimte voor de zorg.

⁠Over de koppeling

De U-Turn-koppeling van KWEEKERS verbindt Nedap Ons® met AFAS. Via Ons® Podium kunnen zorgorganisaties zo een koppeling kiezen die past bij hun eigen applicatielandschap en processen.